Думаю, справедливым будет утверждение, что большинство людей не представляют себе объем работы архивистов. Хранители архивных документов относятся к категории «бойцов невидимого фронта», но от их квалификации, ответственности, внимательности и самоотверженности зависит не только сохранность сокровищницы истории страны, но и судьбы людей, ее населяющих.

Архивы содержат самый крупный и информационно емкий документальный массив, который отражает исторический быт, политические, экономические и правовые основы развития общества и государства, достижения отечественной науки и культуры.

Точные документальные сведения о появлении первого архива в Харцызске не сохранились. Имеются предположения что архив, в тогда еще поселке, существовал с 1930-х годов и представлял собой шкаф с документами в поселковом Совете депутатов трудящихся. С 1938 года архивные учреждения были подчинены Народному комиссариату внутренних дел. Во время оккупации Харцызска немецкими захватчиками, накопленные архивные документы поселка были уничтожены. Работа Харцызского районного архива возобновилась в 1943 году.

За время существования архив неоднократно менял место расположения и статус, реорганизовывался и назывался по разному. Сейчас он имеет 6 архивохранилищ и около километра стеллажных полок. С 2003 года архив является отделом администрации Харцызска, но по сути выполняет функции государственного.

26 лет городским архивом руководит опытный и грамотный делопроизводитель Наталья Хворостянова. Благодаря ее активной гражданской позиции, патриотизму, неиссякаемой энергии и любви к профессии, несмотря на все потрясения, которые испытал Донбасс в ХХ веке, архивистам удалось не только собрать, но и сберечь ценные исторические источники.

Наталья Хворостянова беседует с жителями Харцызска

- Наталья Михайловна, какие документы хранит архивный отдел и что входит в его задачи?

— Мы принимаем на хранение управленческую документацию, образовавшуюся в результате деятельности предприятий города, ведем учет ее использования, осуществляем контроль над состоянием делопроизводства и работой архивных подразделений предприятий и организаций. Ещё у нас есть фото- и видеодокументы, документы личного происхождения. Все это хранится с грифом «постоянно».

Документы по личному составу принимаются только у ликвидируемых предприятий и организаций, прекративших деятельность. Документация трудового архива хранится 75 лет.

Одно из традиционных направлений деятельности архивов — предоставление архивных справок или копий документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством. Выдача справок социально-правового характера — самая востребованная позиция.

Архивный отдел является учебно-методическим центром по вопросам делопроизводства и организации архивного дела на предприятиях-источниках комплектования архивного фонда ДНР.

У нас можно получить консультации по разработке номенклатур дел, согласовать положения об архиве, акты о выделении к уничтожению документов, описи дел постоянного хранения и по личному составу.

- Все предприятии обязаны сдавить свои фонды в архив?

— Если говорить о документах Архивного фонда ДНР, то в республике существует определенный утвержденный список предприятий — градообразующих и наиболее важных, фонды которых обязательно должны храниться в архиве. Но значение имеет не вся хозяйственная деятельность, а интересные исторические факты и документы их подтверждающие. Прежде чем принять на хранение любой документ, проводится экспертиза его ценности. Описи утверждаются в Донецке.

Нам важно получить те достоверные документы, которые расскажут будущим поколениям об истории того или иного предприятия, о его развитии, социально-экономических достижениях и неудачах, о его работниках.

На сегодняшний день в архивном отделе хранятся более 300 фондов предприятий, учреждений и организаций, например: Зуевской ГРЭС, завода пищеконцентратов, колбасной фабрики, различных ОРСов, совхоза «Зуевский» и другие.

Мы собрали, систематизировали и описали 12 коллекций фотодокументов: люди города, школы и садики, здания и улицы, предприятия, памятники и прочие. Многие из них имеют статус исторических, то есть созданы до 1946 года включительно.

Видеодокументы мы получили от телекомпании «Сфера» — огромное количество дисков. Все их пересмотрели, составили описания и бережно храним для истории.

- А что вы можете назвать гордостью архива, и есть ли у вас секретная документация?

— Согласно действующему в ДНР законодательству наш отдел — архив с переменным хранением документов. Это значит, что по истечении определенного времени мы должны передавать фонды в Государственный архив ДНР на постоянное хранение. В этом году, например, подошла очередь документов городских и поселковых советов по 1995 год включительно.

Ценными, как правило, считаются документы уникальные, то есть созданные в 18-19 веках. Такие хранятся в Государственном архиве. Мы бережем только один уникальный документ — печатный номер московского журнала «Воскресный день», датированный 1895 годом, который нам передала библиотекарь храма Петра и Павла, Есть у нас интересные исторические документы - Книги Почёта с 1917 года, документы управления финансов и шахт Харцызска за 1941-1945 годы. Вот таким информационным богатством мы обладаем.

Секретных документов нет. Они всегда хранились в Госархиве (документы горкомов, информация о людях, угнанных в Германию и реабилитированных, о жертвах политических репрессий, материалы НКВД и прочее), но на сегодняшний день практически все рассекречено, за исключением разве что документов касающихся госбезопасности и текущих военных действий.

- Расскажите о документах по личному составу. Известны случаи, когда люди при выходе на пенсию не могли подтвердить свой трудовой стаж только потому, что в архиве не оказалось соответствующих документов?

— Да, такие факты имели место в начале 2000-х, когда происходила массовая реорганизация, фирмы возникали и тут же закрывались, а документы об их существовании оседали по подвалам и гаражам бывших руководителей, а то и вовсе уничтожались. А ведь за ними — реальные судьбы людей.

Поэтому иногда архивистам приходится работать в режиме «скорой помощи», спасая документы. Был такой случай, когда закрывали в Харцызске KATП-11466, один из работников принес в архив мешок документов по личному составу. Сказал, что отобрал у коллеги, который тащил их домой для растопки печи. Оказалось, на время длительного процесса ликвидации предприятия, бухгалтерская и кадровая документация осталась без присмотра. Нам удалось спасти 53 дела из нескольких сотен. Остальные, видимо, сгорели у кого-то в печке.

Относительно недавно мы приняли около 2000 дел у завода «Армлит» — успели, пока всё не растерялось. Кстати, там обнаружились очень интересные внутренние документы исторического значения, начиная с 1943 года.

- А разве руководитель предприятия не несет ответственность за сохранность таких документов?

— Какое-то время нигде не было прописано, какую именно ответственность он несет. Потом нормативным документом уточнили, что административную — в виде незначительного штрафа.

Сейчас вопрос недопущения утраты архивных документов по личному составу при ликвидации предприятий, приему их на государственное хранение стоит очень остро. Когда закрывается предприятие или организация любой формы собственности, госрегистратор в налоговой инспекции не подтвердит факт закрытия без справки из архива о том, что документы по личному составу переданы на хранение.

В трудовой архив поступают документы, создаваемые  при приеме на работу, переводе, увольнении, о предоставлении отпуска, выплате заработной платы, присвоении квалификации и прочие, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы, занимаемой должности, профессии, льготного стажа и так далее.

Напомню, действующие предприятия хранят архивы по личному составу на местах. Жаль, что не все могут себе позволить иметь штатную единицу архивариуса.

- Что такое документы личного происхождения?

— Это документы, образовавшиеся в процессе жизни и деятельности отдельного человека, семьи или рода. Чтобы попасть на вечное хранение в архив, они должны иметь историческое, научное, социальное или культурное значение. Как правило, такие документы отражают жизненный путь выдающихся людей, внесших весомый вклад в какую-либо сферу жизни общества.

На сегодняшний день мы собрали 4 фонда документов личного происхождения.

Большой объем документов предоставил житель Иловайска Иван Антонович Москевич. Свою нелегкую жизнь он описал собственноручно. Будучи в преклонном возрасте, он прекрасно владел печатной машинкой. Его воспоминания бесценны — две войны, ранения, ссылка на Соловки, множество государственных наград, огромный послужной список. Умер Иван, Антонович в 1998 году и возрасте 105 лет. В архивах Российской Федерации тоже имеются документы о жизни Ивана Москевича.

Не менее объемные материалы предоставил нам Владимир Иванович Выгонный. Заслуги эколога-общественника известны далеко за пределами большого Харцызска. Его деятельность настолько обширна, что из нескольких мешков документов, которые мы обработали и систематизировали, удалось составить 96 дел.

Республиканский научно-методический совет и Центральная экспертная комиссия одобрили решение принять в архив творческое наследие поэтессы Аллы Слепцовой. Ее патриотические стихи отражают дух времени и пробирают до мурашек.

Еще один герой современности — Олег Башкардин, командир гаубичного самоходного артиллерийского дивизиона армии ДНР, который погиб при исполнении воинского долга в войне за независимость и свободу. Этот фонд еще в стадии наполнения. Документы, фотографии и личные воспоминания предоставляет мать Олега Мария Ивановна.

- Какие услуги оказывает архивный отдел?

— К нам поступают социально-правовые, тематические, имущественные запросы, как от граждан, так и от органов власти, организаций и учреждений. Мы выдаём архивные справки, касающиеся подтверждения сведений о выделении земельных участков под строительство домов, гаражей, актов ввода в эксплуатацию, выдачи ордеров, об опеке и попечительстве, об истории предприятий, о переименовании улиц, об административно-территориальных изменениях и, конечно же, о заработной плате, стаже работы, льготном стаже и прочее.

Если человеку надо подтвердить льготный стаж при выходе на пенсию, без обращения в архивный отдел точно не обойтись. Учитывая то, что законодательство относительно льготного периода работы периодически меняется, нужно особенно тщательно подходить к проверке документов. Например, с некоторых пор в льготный стаж перестали включать время, проведенное в бесплатном отпуске, период учебы, некоторые командировки. Вот приходится за весь период работы, а он иногда составляет около 30 лет, проверить все приказы по предприятию, и найти все отвлечения, которые не засчитываются в льготный стаж. Это очень кропотливая и ответственная работа.

После того, как архивная справка подготовлена, ее надо еще раз проверить, то есть снова пройтись по тем же документам. В третий раз достоверность сведений проверяют работники Пенсионного фонда.

Здание Харцызского городского архива

- Любой человек имеет доступ к архивным документам?

— Согласно законодательству, все имеют право доступа в архив, за исключением недееспособных и несовершеннолетних граждан. Существует определенная процедура получения архивных документов для изучения — надо заполнить специальную анкету, предоставить удостоверение личности, расписаться в специальном журнале. Для работы с документами у нас есть читальный зал.

Смотреть можно любую документацию, кроме той, что содержит персональные сведения о других людях. Например, мы не дадим информацию о заработной плате соседки, не покажем правоустанавливающие документы на чужую недвижимость или земельный участок. В определенных условиях можно воспользоваться доверенностью.

- Сколько штатных работников в архиве, и велика ли нагрузка?

— Всего три человека — начальник, специалист и архивариус. Всю работу делопроизводственника, в том числе и архивного работника, легко можно посчитать, используя типовые нормы труда. К тому же мы всегда составляем годовой план работы и ежемесячно отчитываемся о выполненной работе. Так вот, я могу четко сказать, что за первый квартал мы уже выполнили почти две трети годовой нормы.

Например, 2 марта мы зарегистрировали 60 запросов и заявлений. На подготовку ответа законодательство выделяет 30 дней. В исключительных случаях — 45.

А в обязанности работников архива входит еще масса другой работы. Мы осуществляем научно-техническую обработку документов (проводим экспертизы ценности, систематизацию листов, упорядочиваем, составляем описи, предисловия, исторические справки. Готовим документы на рассмотрение экспертной комиссии и научно-методического совета. Сейчас на рассмотрении комиссии находятся пять фондов ликвидированных предприятий, в том числе КП «СЕЗ» Зугрэса, документы которой частично утрачены.

Еще мы в сети интернет публикуем выставки фотографий, пишем лекции и статьи, готовим памятки и разрабатываем методические рекомендации, проводим семинары для работников архивных отделов предприятий и учреждений, обучаем новичков. Много времени занимает работа со студентами-практикантами. Да и самим надо регулярно повышать квалификацию. Скоро, кстати, очередные курсы — поеду учиться новому.

- А современные цифровые технологии используются в архивной деятельности?

— К сожалению, у нас нет возможности создавать базы данных и проводить оцифровку документов — ни людей не хватает, ни техники. Кстати, оцифровка документов очень важна, особенно для современных экземпляров. Чернила печатных машинок время не берет, а вот принтерная краска не столь долговечна, да и фотографии со временем портятся.

В Государственном архиве уникальные и исторические документы предоставляются посетителям в электронном виде, да и в архивах ЗАГСов введены штатные единицы, чтобы создавать электронные копии. Это, несомненно, очень удобно. Кое-что мы, конечно, вносим в компьютер, но это не очень спасает в плане оперативности работы. Так что пока по старинке взаимодействуем с бумажными первоисточниками полистно.

© Газета «ПАНОРАМА»

Харцызск

СМОТРИТЕ ТАК ЖЕ: «Рукотворные святыни» — выставка в музее истории Харцызска